ビジネスメールを送信する時の基本
ビジネスシーンにメールが登場するようになって既に20年近くが経ちました。
現在、ビジネスの現場では電話やFAX同様に必ず連絡先として記載される項目として扱われるようになってきていますが、使い方や仕組みについてきちんと理解しないまま使用をしている人も多く見られています。
メールについての基礎知識として必ず知っておきたいこととして、テキストメールとhtmlメールの違いがあります。
テキストメールというのは、Windowsの「メモ帳」やMacの「テキストエディット」のような文字のみを入力する形式のメールのことです。
送信される情報は文字列としての情報のみとなるので、途中の文字を装飾したり写真などの添付ファイルを文章の途中に挟むことができません。
一方のhtmlメールはWebサイトを作るのと同じ要領で作成するメールのことで、画像を添付したり文字のサイズや色などを自由に変更することができます。
インターネットが一般に普及し始めた頃の時期はアナログ回線やISDNなどが使用されていたため通信速度が32kbpsや64kbpsなど非常に遅い環境でした。
そのため写真や文字装飾のための情報が入ったhtmlメールは一通受信するだけでも数十分かかることもあり、受信側に通信量の負担をかけるとしてビジネスメールとしてはマナー違反として扱われていました。
現在では100Mや1Gなど当時とは比べ物にならない速度を無制限に使えるブロードバンドがほぼすべての世帯で使用されていることから、htmlメールを送信したからといって通信環境に影響を及ぼすということはなくなりました。
しかし一方でhtmlメールの場合、書式に文章以外のデータを入れることが容易であることから、ウイルスやスパムとして使用されるリスクもあるため、ビジネスシーンで用いる場合にはその点も考えて作成していくことが必要になります。
また大きな企業となると一日あたりに受送信するメールの数もかなりのものになるので、トータルでの負担を減らすためにあえて社内メールではテキストメールを推奨しているところもあります。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2018」によると、ビジネスメールの1日平均は送信が12通、受信は34通が平均となっています。
仕事で使っている主なコミュニケーションツールとして「メール」と返答をしたのは96.5％にも上っており、電話や直接会うことよりも割合がぐっと高くなっていることがわかります。
メールの形式についてですが、自分が普段作成しているメールがどの形式であるかについて「わからない」と回答した人が12.27％おり、こちらは2011年度の同様の調査時には2.32％であったことと比べると急増傾向にあります。
先に説明をしたようにブロードバンドが完全に普及するまでは送信するメールの容量をかなりタイトに考えて送信をすることがマナーになっていたことから、以前まではメールのしくみについて詳しい人が多かったということでしょう。
それを証明するように、仕事のメールで使用している形式に「html・リッチテキスト」を選択している人は若い世代に行くほど増える傾向が同調査で見られています。
html・リッチテキストメールのメリット
htmlメールを作成するメリットは、メールの中にイラスト・写真や動画、テキストなどを自由に配置することができるということです。
文字だけのテキストメールではなかなか全部目を通してもらえない文章も、htmlによる装飾や段落分けをしていくことにより、より見やすく印象に残る文章にしていくことができます。
特にhtmlメールが多く使用されるのは商品紹介が必要なDMで、おそらく普段メールを自分のパソコンでメールを受信している人のほとんどがネットショッピングの時に登録したお店からのDMで詳細説明のついたhtmlメールを受け取っているのではないかと思います。
企業としてもメールから自社のECサイトに誘導するためにhtmlをどのように作成していくかは非常に重要なところで、どのように写真や説明を配置し、サイトにどういったリンク方法で誘導するか綿密に考えていくことが必要になります。
また直接受信する人からはわかりませんが、htmlに特定のタグを埋め込んでおくことにより、メールの開封率や開封された地域、リンクのクリック率、開封したOS・端末情報を収集することも可能です。
そうした内部情報を集めることにより、その製品やメールがどういった取扱をされているかということを把握する貴重なデータにしていくことができます。
html・リッチテキストメールのデメリット
一方でhtmlを用いたメールのデメリットとなるのが、どの環境で開封するかにより見え方が異なる場合があるということです。
というのもメールを開封する環境はそれぞれのパソコンやスマートフォンなど端末によって異なっており、さらに受信するメールアプリケーションも多くの規格があるからです。
現在主に使用されているメールアプリとしては「MicrosoftOutlook」や「Gmail」「Yahoo！メール」「WindowsLivemail」などがあります。
しかしこれらのメールソフトに対し「使いにくい」と感じている人の割合は全体の28.7％に及ぶという調査結果があり、3～4人に1人はそのアプリケーションで何らかの不具合を体験したことがあるということを示しています。
テキストメールの場合、どのような端末やOSで受信をしても送られて来るのは文字列としての情報のみなので、環境を選ばずに確実に情報を受け取ることができます。
しかしhtmlの場合、メールを作成した環境と受信する環境が全く同じになるということはまずなく、それを知らずに機種依存文字を使ってしまった場合などは相手に読めない内容として伝わってしまいます。
テキストや機種依存文字についてある程度の知識があれば対応ができるのですが、上記で紹介したアンケート調査によれば自分が作成しているメールの形式を把握していないという人が全体の約12％はいるということを鑑みると難しいところではないかと思います。
増加するブラウザメールによる対策
ビジネスで使用するメールの場合、会社が管理をするアカウントから自分用のものを発行してもらいそれを各自のメーラー（アプリケーション）に設定をするのが一般的です。
しかし上記のように機種依存文字の危険などがあることや、社外で受信する場合の利便性を考えてメーラーを用いずにGmailなどWebブラウザから閲覧できるようにしている人も増えています。
Gmailの場合外部のメールアドレスも設定をすることにより通常のGmailと同様に扱うことができるので、複数の端末でメールを受信する必要がある人にとっては大変便利なツールとなります。
このWebメーラーのメリットはウイルスに強いということがあります。
これはGmailでは受診時に一旦Googleのサーバーに保存するため、そこでウイルスチェックをして危険なメールを弾くようにしているからです。
うっかり通常のメーラーではウイルスなどが含まれた添付ファイルを知らずに開封してしまうということもありますが、一度Gmailなどの大手Webメーラーを仲介させることにより感染のリスクを大幅に減らしていくことができます。
Webメーラーで作成するメールの場合、それぞれのアプリケーション独自の機能というものがないので相手が受信をしたときに読めないということはまずありません。
ただしGmailのような無料で使用できるツールでは、一度に数十～数百と送信するようなDMには対応していませんので、その場合は専用のツールや回線の契約が必要になります。
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