ビジネスメールの基本的なマナー
ビジネス用のツールとしてすっかり定着しているメールですが、ビジネスレターや電話での打ち合わせと比べると、全国どの企業でも共通のルールやマナーというものはそれほど厳しく設定されていないようです。
そのためちょっとした連絡をメールで行おうとするときに「こういう時はどうすればいいんだろう」と迷ってしまうことがよくあります。
その事例の一つが商談のあとのお礼メールです。
おそらく企業を相手に初めてビジネスメールをすることになるのが就職活動と思いますが、この時も面接やインターンシップが終わったあとどれくらいの期間をあけてお礼メールを出すかどうか迷うところです。
そもそも論として、何らかの話し合いの時間を相手にとってもらったときに「メール」でお礼をしなければいけないかということから考えると、必ずしもそれをしなければいけないということではありません。
なくてもよいものではあるけれども、一言添えて送信をすることにより相手からの心象をかなりよくする効果があるので、営業という業務をしていくのであればやはり何らかの形でお礼はした方がよいと言えます。
1～2時間程度の話し合いに対し、ビジネスレターを書いて郵送するというのはちょっと大仰な感じがしますし、電話では話し合いの重複になったり余計に相手の時間を奪う迷惑になる危険があります。
その点お礼メールの場合はいつでも相手の都合のよいときに見てもらえますし、紙として残らないという気軽さもあります。
お礼として告げるのであればやはりメールというツールは非常に都合のよい部分が多いといえます。
さてそこで実際にお礼をメールで送信するときの作法についてですが、打ち合わせが終わった後に送信をするならその日のうちに行うのがよいとされています。
打ち合わせの後数日の時間が開いてしまうと、相手も別の業務にかかっていてすぐにその打ち合わせのことを思い出すことができなくなっていたりします。
「今頃送ってきたのか」というふうにかえって心象を悪くしてしまうことにもなりますので、できるだけ早めに送信をした方がよいと言えます。
可能であれば面接や打ち合わせが終わって自宅や会社に戻ったらすぐに送信をするのがベストで、その際にはその打ち合わせで行われた内容について一言感想をつけておくのが親切です。
あまりにも早くに出そうとしすぎるあまり携帯電話から慌てて打って誤字脱字があるよりは、一旦落ち着ける場所に移動をしてからそこで書き始めるというのがよいでしょう。
送信をする相手についてですが、その場に参加をしてくれた人には基本的に送信をするとよいでしょう。
一度に数十人集まるような大きな会議の場合は、その会議を取り仕切ってくれた責任者の方に送信をすればよいです。
商談の場合には、相手の営業担当者とともに裁量権のある上司が同席をすることもよくありますので、名刺を交換したらそこに記載されているアドレスに向けて送信をしていくようにしましょう。
ビジネスメールの書式・文例
お礼としてビジネスメールを作成する場合、基本的な注意事項として「タイトルで内容がわかるようにする」「内容は端的にまとめる」というものがあります。
特にタイトル部分は重要で、無題やタイトルだけで内容を推測できないものは避けた方がよいとされています。
よい文例とされているものとしてはタイトルには「お打ち合わせのお礼」といった内容がわかるものとして、更に社内で受信がしやすいように宛名を一緒に記載しておくと便利です。
基本的な内容としてはまず「本日の打ち合わせのお礼」「内容についての確認」「今後の予定など」といったものを記載していきます。
ビジネスレターの場合には時候の挨拶や定型句などに注意をして作成をしなければいけませんが、メールの場合はそうした装飾的文章は基本的には必要ありません。
メールというツール自体が必要な事項を素早く伝えるために送信するためのものなので、あまり形にこだわった書き方はむしろマイナスの印象となります。
文面や内容はそれぞれですが、「伝達や確認すべき事項は最初に記載する」ということにも注意したいところです。
基本的なビジネスマナーとして手紙でもメールでも共通していることとして相手の名称の記載方法があります。
よくありがちな間違いとして「○○株式会社 ○○部長様」といったように、役職のあとに「様」をつける方法があります。
正しい記載方法の例としては「○○株式会社 部長○○様」や、「○○株式会社 ○○部長」のいずれかがよいとされます。
役職名というのは敬称と同じ意味で用いられますので、部長様のように連続をしてつけるのは不自然な文章となってしまいます。
小さなことですがそうしたマナーのミスは全体の印象を悪くしてしまい、せっかく気を使ってポイントアップを狙って出すお礼メールの価値を下げてしまうことになります。
また、ネットで調べると「お礼メール」などのキーワードでたくさんの文例が出てきます。
もちろんそれらはきちんとビジネスマナーにのっとって作成されたものなのでそのまま利用をしても問題はないのですが、テンプレートだけに頼った文章作成はなんとなく中身のない文章という感じになってしまいます。
ネットで掲載されている文例はあくまでもどこに宛てて出しても特に問題がないように具体的な内容をなくした文章ですので、送信をする時には丸写しではなくきちんと自分なりの文章を付け足すようにしていきたいところです。
親しすぎる文面はNG
よくある会社での新人にまつわる苦労話として「取引先にタメ口のメールを送っていた」というようなものがあります。
現在30代後半以上の年代にとってはインターネット通信によるコミュニケーションはあとからできた習慣という印象が強いですが、20代くらいの新人にとっては電話やFAXよりもむしろ自分の生活に密着をしてきたツールです。
そのためついメールの送信は立場や敬語は関係ないという誤解をいだきがちになってしまい、お互いのことを既によく知っている間柄で交換するのと同じような感覚で作成してしまうこともあるようです。
新人にもいろいろな人材がいるので一概に若いからよくないということは言いませんが、特に若い世代にとっての「メール」というツールの認識がそれ以上の世代とは異なっているということは新人指導をする係の人は十分に承知しておきたいところです。
とはいえビジネスメールのような堅苦しい挨拶を記載しないメールではつい書き出し部分からなれなれしい印象になってしまいがちです。
ですので初めてメールをする相手の場合は、あえて相手との距離感を明確にするために「突然のご連絡を失礼いたします」といった一言をつけておくようにするのがいいでしょう。
間違いやすい文面の例としては「御社」「貴社」「弊社」の使い分けや、敬語の末尾のつけかたといったところがあります。
不安のある部分はテンプレートとして配布されている文例を参考にしつつ、そこに自分が今回の打ち合わせでどんな印象を持ったかというような感想をつけていくようにするとぐっと心のこもったビジネスメールにすることができます。
また、ビジネスメールでは末尾に署名をつけることがほぼ常識となっています。
署名部分には自分の所属や氏名、会社住所と電話番号やメールアドレスを記載することになっているので、自分のメール用にあらかじめ作成しておくと便利です。
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