2018.12.06

打ち合わせ日程を摺り合わせるメール文面・バナー

ビジネスメール送信時に注意したい「CC」と「BCC」

メールの送信は一度の作業で複数の相手に向けて同じ内容を連絡することができるというメリットがあります。

そのため社内外の行事・イベント・会議といった場面では連絡ツールとしてほとんどの人が使用していることと思いますが、その便利さ故に失敗をしてしまいやすいということも覚えておきたいところです。

まず基本中の基本というところで言うと、意外と理解されていないのが「BCC」および「CC」の違いです。

先に説明をするとメールを各メーラーで作成するときには相手の宛名部分が「To」となっていますが、これはそのまま送ったときにその宛名の人ひとりにだけ送信されるということです。

そこでTo欄をクリックすると「BCC」や「CC」といった文字が見えるようになります。

単純にアドレス帳から送りたい人のアドレスを選んで選択していっただけでは、それぞれ個人向けに「To」扱いで送信されることになります。

それでも要件を告げるということでは目的を達しているのですが、その場合誰にどう送ったか確認する作業が面倒になります。

そこで登場するのが「CC」と「BCC」で、こちらを使うことによりいつどのように誰に向けて一斉送信したかということを把握することができます。

注意をしたいのがこの2つの違いで、「CC(Carbon Copy)」は送信した人全員に対し他に誰に送ったかがわかるようになっています。

一方の「BCC(Blind Carbon Copy)」は一斉送信した相手それぞれに他に誰に送ったかがわからないようになっています。

この2つをきちんと使い分けしていかないと、ビジネスマナーに違反するどころか重大な情報漏えいのもとになってしまいます。

基本的には社内やお互いの担当者同士が連絡をとりあうことができているグループ内では「CC」によって他に誰に連絡をしたか明確にするようにし、反対に自社のみが参加者の連絡先を知っている仲介役としての役割をする場合は「BCC」を使用します。

「CC」を使う具体的な場面としては、その打ち合わせ内容について念の為上司にも報告をしておく必要がある場合や、優先順位をつけずに同時に連絡をしたい相手がいるという場合があります。

もう一つの「BCC」の利用シーンとしては、参加者同士が連絡先を知っておらず、その連絡先を漏らす権限がない場合や、直接連絡先とは関係ない自分の携帯や別のアドレスに送信するような場合です。

特に必要もないのに「CC」や「BCC」がついていると受信した側が不審に感じることもあるので、受け取る相手のことを考えて見せる、見せないの使い分けをしていきたいところです。

ビジネスシーンでの連絡文面の作成方法

個人同士でのメールでは、短文で砕けた物言いをするのが通常です。

メールは自分の意見を一方的に送信することができ、また即時に相手へ通知をすることができることからついつい電話やメールと比べて気持ちがゆるくなりがちです。

しかし、文字数の制限もなく書式もある程度整えることができることからビジネスシーンにおいてはきちんとビジネスマナーにのっとった規則にそって作成をしていくべきです。

まず文面作成の基本として「件名を明確にする」「冒頭部分に誰にどういう内容を送信するか明確にする」「挨拶文はTPOで使い分ける」といったことがあります。

具体的には件名として適当な例として「【○○プロジェクト】次回お打ち合わせ日程のご連絡」といったように、どういった目的で何を通知するのかをタイトルだけで把握できるようにします。

失敗例としては「ご連絡」「重要」「お願い」「次回のお話」といった、それだけで内容を把握することができない文面が挙げられます。

こうしたタイトルのつけかたは個人間であればある程度要件がわかりますが、ビジネスシーンにおいてはそれぞれの参加者は別々の仕事を同時進行で行っていることから、タイトルだけを見て中身が推測できないというのは大変な時間のロスになります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会のアンケート調査によると、一般的な会社員が一日あたりに受け取るメールの数は約34通、送信数は約12通とされているので、その全てが「お打ち合わせ」といった内容のタイトルで送られてきたとなるといかに迷惑なことかわかるでしょう。

文面についても同じことが言え、冒頭部分に宛先となる担当者の名前(株式会社○○ 企画営業課○○様など)を記載するとともに、すぐに本題部分の連絡事項を記載するのが親切です。

メールの場合には最初の数行くらいは「お世話になっております」などの挨拶を入れるのがマナーではありますが、ビジネスレターのように時候の挨拶などは必要ありません。

細かいテクニックになりますが、メーラーを開いたときにすぐにその最初のインプレッションで要件がわかるようになっているとあとから連絡を見直すときにとても便利です。

文面構成の基本としては、「件名」「冒頭に宛名」「挨拶1~2行」「どの案件についての何の連絡か」「連絡の詳細」「お礼文」「署名」といった流れで構成をしていきます。

連絡事項部分についての文面作成は一般的なビジネスレターと同じなので、必要な内容をできるだけ箇条書きなどわかりやすい形で記載していきましょう。

なお前述でCCを利用するシーンを説明しましたが、一斉に送信する人数が多くすべての人の名前を記載するとそれだけで画面が冗長になってしまう場合には「○○各位」という名称を使用しても構いません。

「各位」というのは、「皆様」という言葉を改まって表現する言い方なので「各位様」「各位御中」といったように敬称を付け足す必要はありません。

具体的には「株式会社〇〇 企画営業課各位」といったような形で記載をします。

連絡と同時に資料や地図などを添付する場合には必ず本文に添付ファイルがあるということを明記するようにしましょう。(添付ファイルにて地図を同封いたしますのでご確認ください、など。)

ビジネスメールにおいてはウイルス対策も非常に重要になってきますので、その点の安心感を与えるためにもクリックしてもよいファイルであるということを示しておくことが大切です。

HTMLメールを作成する場合の注意点

ただ連絡をするだけでなく、よりわかりやすい形でメールを作成する手段としてHTMLメールがあります。

こちらはWebサイトを作成するのと同じような感覚でメールを作ることができるというのがメリットですが、その場合相手の使用しているメーラー環境によっては同じように見ることができない場合もあります。

セキュリティ面からHTMLメールの受信を拒否していたり、受診時にテキストメールに強制的に変換する設定をしていることもありますので、いちいち連絡をするのにHTMLメールを作成するのは手間ばかりかかってあまりメリットはないことと言えます。

逆にデザイン事務所などではメールの書式でセンスが問われる場合もありますのでそのときにはバナーなどから必要な連絡事項へのリンクを作成しておくということが勧められます。

HTMLメールについてはビジネス向けのテンプレートも多数配布されているので、そうしたものを使用することでバナーデザインや連絡事項の記載の仕方を参考にすることができます。

その場合も初めて送信をする時にはHTMLメールが送信できる環境であるかということは確認しておいた方がよいでしょう。

もしHTMLが正常に表示されない環境でもテキストで内容が伝わるようにしておくということもビジネスメールのマナーとなります。

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